ポイント1
ガイド・車両・器材・参加者リストなど
現場のオペレーションを楽にする
マリンスポーツやアクティビティを催行するためには、事前準備が欠かせません。どのガイド（スタッフ）が担当するのか、マリンアクティビティに使う器材はどれを使うか、最後のメンテナンス日はいつだったか、ホテルへの送迎車はどれか。どれも細かいけれど怠ることはできないものばかり。このような、直接のアクティビティとは関係がないルーティンワークの負担をNutmegシステムを使うと減らしたり、改善することができます。
担当ガイド・スタッフの勤務スケジュール、お客様へのアサイン
1～2名のスタッフですべて回しているなら管理はいらないかもしれません。しかし、もしそれよりも多い人数のスタッフで日々対応しているなら、各スタッフの勤務スケジュール、どのお客様を担当しているのか、見える化が大切。可視化できると、現場にいるスタッフ間のコミュニーケーションが取りやすくなったり、前日・当日・参加後のスタッフ間のブリーフィングにも役立ちます。
各スタッフ毎に勤務スケジュールを登録
正規・非正規含め、所属するガイドやスタッフを何名でも登録できます。シフト管理のために別のツールを使い分ける必要がなく、Nutmegだけで大丈夫。メモ欄を活用すれば、お客様の満足度も上がります。例えばガイドAさんは子供が好き、魚に詳しい、などとメモに残しておけば、適切なお客様を担当させることができます。
ガイド登録
現場でお客様対応をするスタッフは、氏名・勤務スケジュールを登録しておきましょう。勤務スケジュールには外部からもアクセスできるので、スタッフにとっても便利です。明日どういったお客様を担当するのか、外出先からも確認ができます。
外出先から直接更新
勤務スケジュールをシフト管理として使用することができます。勤務スケジュールはログインができれば、外出先からも可能。次の勤務スケジュールをガイドが期日までに更新するなどの運用ができるでしょう。
メモを活用
メモはフリーテキストで入力ができます。ガイドの特徴や好きなもの、過去のお客様対応からの考察などを入れておくと便利。予約担当のスタッフがお客様をアサインする際の参考になるはずです。
お客様の割り当て
各ガイドに、お客様をアサインすることができます。誰がどのお客様を担当しているのか、システム上で見え化されるので、現場～オフィス間のコミニュケーションが円滑に。1人のガイドが同じ日に複数回のツアーに対応する場合も大丈夫、開始時間ごとに分けて表示します。
勤務日から検索・割当
選んだ勤務日にいるガイド・スタッフだけを表示して、お客様を割り当てることができます。担当ガイドは割り当てられたリストを確認するだけ。
担当チームでグループ化
ガイド個人単位ではなく、グループ単位でまとめることもできます。例えば、ジェットスキーチーム、スノーケルチーム、パラセーリングチームなどに分けて、そのグループに対してお客様をアサインするといった形です。そこからの細かいアサインは現場リーダーに任せましょう。
開始時間別にリスト表示
1日に複数回マリンアクティビティを催行するケースにも適しています。開始時間毎に、ガイド個人・グループ単位で管理し、お客様の割当を行えます。
アサインを共有する
お客様の担当ガイドへのアサインが完了したら、最後にガイドへアサインの共有をします。オンラインからでも確認ができるので、非常勤ガイドがいても楽々です。
メールで共有する
お客様のアサイン画面から直接メールで担当ガイドへ情報共有が可能です。出勤していないガイドや非常勤ガイドへの共有に便利です。
印刷して配布
もちろん画面は印刷も可能です。ペンで書き込みをいれたりすることが多ければ、従来の印刷を使った方法が便利な場合もあります。
CSVでエクセル加工
リストに補足を加えたり、見せたくない情報を削除したい場合は、エクセルでの加工がおすすめ。リストのデータを直接落とせるので、そのまま編集が行えます。
マニフェスト（お客様リスト）の自動作成
Nutmegではお客様リストの総称を”マニフェスト”と呼んでいます。
マリンアクティビティは1日に数回に分けて催行することがあり、お客様も1日の中で数種類のアクティビティに参加することもあります。
どのお客様が何に参加するのか、担当ガイドは誰なのかといった情報を毎日準備してオフィスに張り出したりガイドにメールをしていると、バックオフィススタッフの負担は増えるばかりです。繁忙期になると忙しさは増し、ミスも生まれてしまうかもしれません。
Nutmegの「マニフェスト」機能を使いこなせば、お客様の参加内容は滞在先、ご希望のリクエストまで載っているリストを自動作成。システムが毎日更新するので、手動で用意する必要はありません。ダウンロードリンクをブックマークしておけば、非常勤スタッフへの共有なども簡単に行うことができます。
マリンアクティビティは1日に数回に分けて催行することがあり、お客様も1日の中で数種類のアクティビティに参加することもあります。
どのお客様が何に参加するのか、担当ガイドは誰なのかといった情報を毎日準備してオフィスに張り出したりガイドにメールをしていると、バックオフィススタッフの負担は増えるばかりです。繁忙期になると忙しさは増し、ミスも生まれてしまうかもしれません。
Nutmegの「マニフェスト」機能を使いこなせば、お客様の参加内容は滞在先、ご希望のリクエストまで載っているリストを自動作成。システムが毎日更新するので、手動で用意する必要はありません。ダウンロードリンクをブックマークしておけば、非常勤スタッフへの共有なども簡単に行うことができます。
参加日当日のお客様リスト
マニフェスト（お客様リスト）はNutmegシステムにお任せください。商品数や参加人数が多くても、時間別、アクティビティ別、ガイド別でリストを自動作成します。当日の確実なご案内は満足度を支える大切な要素ですので、失敗しない仕組みを準備しましょう。
ツアー・担当ガイド別に表示
数種類のマリンアクティビティを1日で楽しむツアーなどでは、繁忙期になると現場で混乱が起きがち。マニフェストをしっかり確認し、分からなくなったらブックマークを確認すれば、現場のスタッフ間のコミュニーケーションも円滑になります。結果的に、お客様を待たせずにスムーズな催行ができ、満足度もアップします。
グルーピング機能
当日の参加者を「グルーピング」すると便利。例えば、「スノーケル初心者チーム」と「中級者チーム」でグループしたり、「当日支払い」グループを作るなどです。グルーピングされていると、当日何を気をつければいいのか一目瞭然ですね！
複数ツアーや開始時間に対応
マリンアクティビティを複数個楽しむお客様や、午前・午後で違うツアーに参加するお客様の管理にもグルーピングが役立ちます。都度マニフェストを確認するように現場スタッフに周知しておけば、お客様対応もズムーズになります。
マニフェストのカスタマイズ
マニフェストの項目はカスタマイズが可能です。リストに載せる情報は取捨選択ができるので、事業者の好みに合わせて変更できます。
対象者の追加
初期設定では、「ドライバー向け」「ガイド向け」「オフィス向け」が設定されています。スタッフの役割に応じて、必要な情報項目を呼び出す仕組みです。「支払い確認向け」などカスタマイズが可能です。
並び替えは自由
表示する項目の順序も変更ができます。お客様リストが見やすいと、現場の業務効率も上がります。
表示項目のカスタマイズ
表示項目は順番だけでなく、中身も変更ができます。オフィススタッフに必要な情報が、現場スタッフにも必要とは限りません。表示項目の表示/非表示は自由に行うことができます。
マニフェストを共有する
自動作成されたマニフェストは様々な方法でスタッフに共有ができます。
ブックマーク
マニフェストのURLをブックマークしておけば、ログインすればすぐに当日のお客様リストにアクセスできます。ただし、マニフェスト以外のページへもアクセスができるため、閲覧権限の制限したい場合には他の方法を検討しましょう。
PDF/CSVダウンロード
印刷やファイル送信で共有したい場合には、PDF/CSVにも対応しています。印刷して書き込みをいれる必要があっても安心です。
メール共有
マニフェストの一覧画面からそのままメール共有もできます。一回のメール共有で、複数のメールアドレスに一括送信が可能。管理画面にログインさせる必要なく、メール本文にマニフェストを記載します。
送迎車輌やマリンアクティビティに使う器材や備品を管理する
マリンアクティビティ参加者のお迎えに使う送迎車両や、スノーケル器材、ボート、水中カメラなどの器材／レンタル品もNutmegで管理。個数制限のあるアイテムを登録しておけば、どのお客様に渡すのかなど、当日のオペレーションが効率的になります。
送迎車両の管理
マリンアクティビティの送迎に使う車両は、「リソース」としてNutmegに登録しておきましょう。ガイド／ドライバーの当日のお客様リストである「マニフェスト」と似ていますが、お客様リストをリソース別、つまり車両別に確認することができます。送迎車に対するキャパシティ＝最大積載量も登録できて、キャパシティを超えるアサインができないなど、3密対策を実現する仕組みとして利用することもできます。
車両の登録
送迎に使う車両は、自社所有・レンタルに関わらず登録しておくと便利です。メモ欄には車検期限や保険の有効期限などの覚書を入れておくといざというよきに役に立つかもしれません。
キャパシティ
送迎車には定員が法律で定められています。Nutmegのシステムでキャパシティを入れておけば、それ以上の人数のお客様をアサインすることができません。コンプライアンスを遵守する仕組みとして、または3密対策の仕組みとしてご利用ください。
キャパシティを満足度に
キャパシティに対しての乗車数を俯瞰できると、お客様の快適度合いを想像することができます。適切な人数配分ができていれば、お客様もリラックスしてアクティビティに参加でき、結果的に満足度アップに繋がります。
マリンアクティビティ器材の管理
スノーケルやウェットスーツといった器材もリソースとして登録ができます。送迎車輌と基本的な考え方は同じです。個数に限りがあるものをリソースに登録しましょう。この場合はキャパシティ＝残数なり、、器材の利用状況の見える化や在庫管理として使っていただけます。
在庫状況
アクティビティに使う器材のキャパシティを登録しておけば、在庫管理としてリソース機能を使えます。器材は修理中だったりして、必ずしも最少催行人数とは一致しません。キャパシティを登録していおけば、器材不足によるオーバーブッキングにいち早く気づき、お客様対応の時間を取ることができます。
プロモーションに利用
器材も使わないと勿体ないですよね。残数がどれくらいかひと目で分かるので、余っている器材を使い切るためのプロモーションを考える材料になります。
メンテナンス記録
送迎車両の場合にもメモ欄を車検や保険の有効期限記録として使うという方法があります。器材であれば、メンテナンス記録を残すという使い方もできるでしょう。
備品・レンタル品管理
リソース機能は送迎車輌・器材管理の他に、備品やレンタル品の管理としても使えます。水中カメラに使うSDカードを販売していれば、SDカードを備品として登録しておくといった形です。残数が少なくなれば、追加発注するなど棚卸しにも役立つます。
備品・レンタル品登録
車両や器材同様に、在庫管理をしたい備品・レンタル品もリソースとして登録しておくと便利です。消耗品であれば次回の発注数を知るための指針にもなります。
お客様対応がスムーズ
備品やレンタル品は現場で大変よく使います。参加者の誰がレンタルを申し込んでいるのか、各リソース毎にひと目でわかります。例えば、水中カメラレンタルに申し込んでいるのは誰か、というのがパッとわかるといった具合です。
利用率分析にも使える
登録した備品やレンタル品はCSVで出力可能。CSVはエクセルファイルにできるので、どの備品がどれくらい使われているのかといった分析を行うことができます。人気商品が見つかると、新しいアクティビティ企画のヒントになることも。
まとめ
こうやって改めて書き出すと、現地体験の事業者には当日のアクティビティ対応以外にも、バックオフィスでの管理業務が多く発生していることが分かります。
ちょっとした伝達ミスがトラブルに繋がってしまうので、担当ガイドや送迎車輌の手配は確実に行いたいところですね。
Nutmegのマニフェストや各リソース管理機能は、事業者の確実な運営をサポートします。
事業者側も、管理業務の負担が減り、より多くの時間をアクティビティやセールス活動に費やすことができるでしょう。
ちょっとした伝達ミスがトラブルに繋がってしまうので、担当ガイドや送迎車輌の手配は確実に行いたいところですね。
Nutmegのマニフェストや各リソース管理機能は、事業者の確実な運営をサポートします。
事業者側も、管理業務の負担が減り、より多くの時間をアクティビティやセールス活動に費やすことができるでしょう。