ポイント1
いつでもどこからでも、予約管理を効率化
何十人もスタッフのいる旅行会社とは異なり、マリンスポーツやアクティビティの運営側は少数のスタッフでサイト管理、予約対応、現場対応を回していると思います。お客様と海や川などに出かけているときには予約の問い合わせに対応はできませんが、予約を逃してしまう恐怖心もあるのではないでしょうか。
Nutmegは自社のウェブサイトを作ることだけでなく、大手OTAにも全く遜色ない予約台帳（システム）が始めから付属しています。予約台帳は企業の信用にも繋がる大切な物ですので、無料・有料プランに関わりなく、全機能がお使いいただけます。
Nutmegは自社のウェブサイトを作ることだけでなく、大手OTAにも全く遜色ない予約台帳（システム）が始めから付属しています。予約台帳は企業の信用にも繋がる大切な物ですので、無料・有料プランに関わりなく、全機能がお使いいただけます。
正確な在庫管理と予約返答
多くのマリンスポーツは1回あたりの参加人数が決まっています。ジェットスキーなら1名～2名乗り、バナナボートは8名まで、SUPは1名用、などなど。定数が決まっていれば、在庫数も割り出せるので、予めシステムに設定しておきます。すると、在庫数をカウントしながら、受付可能人数の範囲内でシステムが予約に対してYES/NOの回答を自動で出します。つまり、在庫数さえ合っていれば、24時間365日、システムが予約の制御を行ってくれるということです。
当日の予約もリアルタイム（即確定）
Nutmegシステムは当日の予約でもリアルタイムに在庫を管理します。受付期限の条件内であれば、当日であっても即予約確定通知をお客様に出せるので、問い合わせ削減、予約数アップに繋がります。旅先についてから何をするか考えるといったスタイルのお客様も逃しません。
最少催行人数の設定
予約がすべて即確定になるわけではないのでご安心ください。しっかりと「最少催行人数」も設定できます。特定の人数以下の予約はリクエストとして受け付けたり、逆に受付をしない、という設定も可能。細かく条件づけできるので、事業者毎の事情を考慮した設定ができます。
受付期限の設定
受付可能な期限がギリギリであるほど、予約の取りこぼしがなくなります。何分前までの予約なら手配ができるのかを逆算し、設定するのがポイントです。「フリーセル」と呼ばれる、実質的に期限のない設定も可能です。
在庫の設定
リアルタイム予約機能を使うときには在庫数も大切です。システムに設定された在庫数通りに、カウントダウンしていき、「ゼロ」または、参加人数が在庫数を上回ったときに、リクエスト予約へ切り替えます。さらに、有料版の機能を使うと「残り僅か！」といった在庫と連動したプロモーションもありますので最後の1席まで売り尽くすサポートをします。
カレンダー型の在庫管理システムで取り扱いが簡単
在庫管理機能が優れていても、管理自体が煩雑だと意味がありません。Nutmegの在庫管理画面はカレンダー型で、初めてログインしたユーザーでも操作できるくらい簡単です。変更した在庫は即座に予約ページに反映されるので、オーバーブッキングの心配もありません。また、別途開発費用はかかりますが、旅行会社／OTAなどとのAPI連携も可能で、相手先のサイトにログインして在庫管理を2度も3度も行う手間も省けます。
在庫編集が簡単
在庫は増えたり減ったり、刻々と変わるものです。日々の変動はシステムが自動で対応しますが、もし大本の在庫数を変更したい場合には、簡単操作で対応ができます。例えば、急なガイドの用事でツアーができなくなった時。催行できない日程のカレンダーを停止するだけで完了です。
在庫数を共有できる
カレンダー型の在庫画面には、「共有在庫」と「取引先専用在庫」があります。共有在庫に関しては、自社以外の関係者に共有可能です。共有しておけば、毎回電話やメールで、問い合わせを受けることなく、今の空席状況を確認してもらえます。
取引先とのAPI連携
もし特定の旅行会社、OTA、予約サイトとの取引量が多い（月間100件以上など）場合には、API連携も選択肢です。開発費用は別途発生しますが、連携が完了すれば、在庫情報が即座に共有され、予約作成・台帳への転機も自動化されます。開発費用についてはNutmegまでお問い合わせください。
在庫の共通化
もし、マリンスポーツ・アクティビティを10商品展開していたとすると、在庫管理を10回、毎度行わなければならない、なんてことはありませんのでご安心ください。商品同士で在庫共有をすれば、管理工数は何倍も下げられます。
商品同士で在庫共有
例えば「スノーケルツアー」と「スノーケル＆ジェットスキー」というツアーでは、どちらも”スノーケル”が共通していますね。こういう場合には、前者のスノーケルツアーの在庫をマスターとして、その他商品に共有させます。すると、事業者側はマスター商品の在庫だけ調整すれば良く、共有された側の商品は、マスター商品の在庫数を常に表示します。
人・物で共通化させる
「スノーケル」と「ジェットスキー」のように、一見すると別物でも、同じ担当者がツアーガイドをする場合があります。ガイドを半分にすることはできませんので、こういった場合は、どちらか好きな方をマスター商品として管理すれば、効率がグッと上がります。
取引先専用在庫
特定の取引先のために、在庫枠を分けておくこともできます。（”アロットメント”と旅行業界では呼ばれたりします）専用在庫は、非公開の在庫のため、ログイン権限のない他企業に見られる心配はありません。
ツアー参加前のお客様への充実サポート
お客様に対して、事前に知らせていただきたい情報や、逆にお客様に予め目を通していただきたい情報があると思います。特に水に関連したスポーツやアクティビティはお客様の安全第一なので、健康状態の申告などもしてほしいですよね。ツアーを実施するためにも、重要となるこれら情報を「予約フォーム」を使って事前に集めることができます。予約を受けてからお客様に電話やEメールで確認するのではなく、予約時に集めることができるので手配にかかる時間も少なくなります。
教えてほしい情報を事前に獲得「予約フォーム」
オンライン予約の情報入力画面に、フォームを自由に追加可能。アレルギーやフライト便名などアクティビティの手配に関わる重要な情報をセットしておくと便利です。
プリセットとカスタマイズ項目
よく使われる氏名や年齢といった予約フォームはプリセットされていますのですぐに設定ができます。貴社特有のフォームは「カスタム」項目を用意しています。フライト情報、基礎疾患、アレルギーなど知っておきたい情報をセットしておきましょう。
必須／任意回答を選べる
予約フォームへの回答は、「必須」「参加日までに必須」「任意」の3パターンを選べます。マリンスポーツ・アクティビティを手配するうえで予約フォームの情報がどれくらい影響するかでお選びいただけます。
豊富な回答種別
お客様が回答する方法にも複数の種類を用意。「半角英数字のみ」「数字のみ」「日時のみ」「フリーテキスト」「選択肢から選択」などを設定できます。お客様の打ち間違い防止になったり、選択肢を上手く使えば、”重要事項のリマインド”として活用することもできますよ！
参加前日のお客様へメール自動配信
お客様の立場から考えると、参加日前日に事業者から何も連絡がないと不安になったり、確認のために問い合わせをされる方もいらっしゃいます。事業者はしっかり把握していて、催行の準備をしていても、お客様には伝わりません。お客様からご予約をいただいてから、参加日前日まで、Nutmegのシステムが重要なポイント毎に自動メールでお客様にコンタクトを取ります。お客様には予約状況が把握されている安心感を覚えていただけて、満足度アップやリピーター形成にも役立ちます。
予約受付・確定時
予約リクエスト後・予約確定時にそれぞれメールでお客様へお知らせします。予約後すぐに自動通知であっても連絡があることで安心していただく効果があります。予約確定メールの中には、集合場所のGoogle Mapへのリンクも含まれます。
予約内容の変更時
予約内容に何らかの変更がシステム上で行われたときに、お客様へ同時に自動メールで通知します。変更履歴はお客様の予約詳細から確認することができますので、いつ何をしたのか、記録として参照ができます。
ツアー参加日前日
ツアー参加日前日には、お客様へリマインドメールを送信します。楽しみにしているツアーを忘れる方はいないとは思いますが、集合時間を改めてお知らせして、当日の進行がスムーズになるように促します。スタンダードプランでは、お客様へのリマインドメールの頻度を変えることができます。
お客様からの要望を確認・返信
Nutmegでは、予約受け付け時にお客様が自由入力できる「要望欄」という項目が設けられています。多くのお客様は、あまりご要望をされないのですが、中には、心配事やリクエストを送られる方もいらっしゃいます。ご要望欄に対しては、コメント返信を行うことができ、返信コメントは即座にお客様へ自動メールとして配信されます。ご要望欄にお答えすることで、お客様の不安を取り除き、満足度を上げることができます。
要望欄はフリーテキスト
お客様が記入できる「ご要望欄」はフリーテキストになっています。ほとんどのお客様はあまりご要望がないのですが、稀に「〇〇にアレルギーあり」や「小さな子どもあり」といった共有事項をお送りいただくことがあります。お客様にとっては事前に伝えておいた方が丁寧という配慮で送信してくれていますので、コメント返信で対応すれば、より一層安心して参加をしていただけます。
コメント返信は自動メール
コメント返信として記入して保存ボタンを押すと、お客様へ自動メールが配信されます。メール起動や件名を考えて・・・といった手間がありません。ただし、コメント返信に対してお客様は返信ができませんので、やり取りが発生する内容の場合には、メールやお電話で回答するのがおすすめです。
親身な回答でリピーターへ
前述しておりますが、お客様にとっては事前に伝えた方が丁寧という思いでご要望欄を書かれることが多いです。そういったお客様の気遣いに対して感謝やお礼をお伝えし、ご要望を加味して当日のアクティビティ催行に繋げられると、きっとお客様は感動してくださります。その積み重ねで、リピーターは生まれると信じています。
予約リスト・ダッシュボードでお客様対応の漏れを防止
予約が増えてくると、お客様ごとに予約内容を把握することができなくなってきます。それぞれのお客様の予約が今どんな状態なのか、マニュアル管理をしているとミスが起き、クレームに発展してしまうかもしれません。Nutmegの予約リスト・ダッシュボードにはそのような対応漏れを防ぐ仕組みがあります。
予約リストで更新を確認する
Nutmegにログインすると、予約リストが表示されます。ここには直近7日間の間の新規予約・キャンセル・変更といった、何かしら更新が行われた予約が表示されます。オフィスにずっといることができず、外出も多いガイド兼オーナー様などは、この予約リストを外出先から確認するだけでも、お客様の予約状況を把握することができます。
直近7日間以内の更新を把握
予約リストには直近7日間に何らかの更新が行われた予約が表示されます。これには新規予約やキャンセル予約も含まれます。ひと目で、最近の予約関連の活動記録を確認できるため、素早く状況把握が可能です。
予約詳細画面
予約リストから、お客様個別の予約詳細へももちろんリンクされています。予約詳細には、お客様の滞在先情報や連絡先、予約フォームで設定した質問への回答などが含まれています。
CSV出力
予約リストはCSVでの出力に対応。CSVやExcelで編集・管理をされたい場合に利用できます。
予約検索
Nutmegには予約検索ももちろん付いています。保存期限や制限はありません。過去に参加されたお客様も名前やメールアドレスで検索ができるので、リピーターの判断にも利用いただけます。
予約番号検索
予約番号を発行するかは任意です、お客様から電話でお問い合わせがあった際には、お名前よりも、予約番号で検索する方が早く・正確に確認ができます。
氏名・メールアドレス
もちろんお名前（漢字・英字）やメールアドレスでの検索もできます。
取引先別検索
取引先別に予約状況を知りたいというご要望にも対応。Nutmegに登録した取引先（登録はNutmegスタッフへの連絡が必要）を指定して検索をすることができます。
ダッシュボードでTo do管理
予約リストとは別に、「ダッシュボード」という機能があります。予約を進めるための、必要なアクションが行われていない予約を抽出し、表示します。ダッシュボードを見れば、それぞれの予約に対して、抜け・漏れがなくなります。
未対応予約を防止
ブラウザ上で複数タブを開いて予約管理をしていたりすると手配すべき予約に漏れが出てしまうことはないでしょうか？ダッシュボードには、然るべき項目に記載がない予約を抽出し、事業者に知らせます。例えば、お迎え時間が抜けている、などを知らせます。ダッシュボードに何もない状態＝手配完了している状態、となります。
ダッシュボード上で処理
手配するための準備が整ったら、ダッシュボード上から直接情報を入力して、予約確定処理を行うことができます。わざわざ、お客様の予約情報を検索する手間が省けます。
ブックマークすると便利
ダッシュボードに予約情報あるということは、手配ができていない状態を示します。ダッシュボードをブックマークしておき、定期的に確認するようにすれば、お客様への回答スピードを上げることができます。
まとめ
Nutmegではマリンスポーツ・アクの催行会社／事業者が、よりツアー自体に集中ができるように、日々の予約管理業務を徹底的に効率化します。これまで、手動でやらなくてはいけなかった業務を自動化できれば、1年単位で考えるとかなりの時間の節約になります。
実際に入った予約管理だけでなく、予約が入る前段階から「予約フォーム」を上手くつかって手配に必要な情報を集めておくと大変効率よく受付ができるようになります。
予約が立て込むような繁忙期にも、予約リスト・ダッシュボードを見て、1件ずつ対応していくことで漏れなく、ミスなく、各予約に適切な対応をすることができるでしょう。
実際に入った予約管理だけでなく、予約が入る前段階から「予約フォーム」を上手くつかって手配に必要な情報を集めておくと大変効率よく受付ができるようになります。
予約が立て込むような繁忙期にも、予約リスト・ダッシュボードを見て、1件ずつ対応していくことで漏れなく、ミスなく、各予約に適切な対応をすることができるでしょう。